English version below/ Wersja angielska poniżej
Wersja 1.0 z dnia 01 lipca 2024
Klauzula informacyjna platformy przetargowej Grupy BZK
§1. Informacje ogólne
Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej „RODO” – informujemy, że:
1. Administrator danych osobowych („Administrator”)
Administratorem danych osobowych jest BZK i Wspólnicy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Połczyńskiej 97A, 01-303 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001099416, posiadająca NIP 5223061461, REGON 364275947 (dalej: „BZK”)2. Inspektor Ochrony Danych
Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem powołanego przez niego Inspektora Ochrony Danych – Pana Łukasza Grabowskiego pod adresem e-mail: rodo@bzk.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
2. Inspektor Ochrony Danych
Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem powołanego przez niego Inspektora Ochrony Danych – Pana Łukasza Grabowskiego pod adresem e-mail: rodo@bzk.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora
3. Współadministrowanie Danymi
a. Dostęp do danych osobowych mogą mieć również uprawnieni i upoważnieni reprezentanci podmiotów wchodzących w skład Grupy BZK, pomiędzy którymi została zawarta umowa o współadministrowaniu danymi, zgodnie z art. 26 RODO.
Grupa BZK – wszystkie podmioty, nad którymi Zbigniew Komorowski, Barbara Komorowska, Piotr Komorowski lub Katarzyna Komorowska lub zstępni tych osób (łącznie „Członkowie Rodziny”) lub fundacja rodzinna założona przez któregokolwiek z Członków Rodziny (którykolwiek z tych podmiotów indywidulanie lub łącznie z dowolnymi innymi z tych podmiotów), bezpośrednio lub pośrednio, sprawują kontrolę, współkontrolę (w tym łącznie z osobami trzecimi) lub na które wywierają znaczący wpływ, w rozumieniu Międzynarodowych Standardów Rachunkowości lub Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej, przyjętych na podstawie rozporządzenia Komisji (WE) nr 1126/2008 z dnia 3 listopada 2008 r. przyjmującego określone międzynarodowe standardy rachunkowości zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady.”
b. Dane osobowe o których mowa w ust. 1, są przetwarzane także przez eB2B
Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. KEN 51 lok. U21, 02-797 Warszawa – właściciela Platformy Zakupowej eB2B (platforma.bzk.pl), za pośrednictwem której była składana oferta lub inne dokumenty przekazywane przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
§2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych
1. Dane osobowe wymienione w § 1 pkt 1 przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu:
a. Przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;
b. Udzielenia zamówienia oraz zawarcia umowy;
c. Realizacji zawartej umowy.
2. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO dane osobowe przetwarzane są w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, takich jak:
a. Archiwizacja dokumentacji postępowania;
b. Przechowywanie dokumentacji postępowania w celu ewentualnej kontroli przez uprawnione organy i podmioty;
c. Zniszczenie dokumentacji po upływie okresu przechowywania.
3. Dane osobowe osób, o których mowa w § 1 pkt 1, będą przetwarzane przez BZK na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań Administratora związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia i realizacją zawartej Umowy, jeżeli dane te zostały przez wykonawcę dobrowolnie podane w formularzu ofertowym składanym wraz z ofertą w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia.
§3. Zakres przetwarzanych danych osobowych
Przetwarzane dane obejmują: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, służbowy numer telefonu/faksu, służbowy adres email oraz dane identyfikujące wykonawcę (nazwa, siedziba, adres, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej) – jeżeli zostały podane przez wykonawcę.
§4. Przekazywanie danych osobowych
1. Dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom trzecim, o ile nie jest to konieczne do realizacji umowy lub spełnienia obowiązków prawnych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
2. BZK może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom świadczącym usługi na podstawie art. 28 RODO, takie jak:
a. Bezpieczne niszczenie dokumentacji oraz innych nośników danych;
b. Przygotowywanie i wysyłanie korespondencji oraz zarządzanie korespondencją;
c. Usługi pocztowe lub kurierskie.
2. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom zewnętrznym, które zostały wcześniej zweryfikowane przez Administratora pod kątem zgodności (w szczególności) z przepisami RODO oraz spełniają co najmniej taki sam standard ochrony informacji (w tym danych osobowych) jak Administrator.
3. Administrator zapewnia, że wszelkie przekazania danych osobowych będą odbywać się na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, które będą zawierać postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych zgodne z RODO, w tym zobowiązania dotyczące zachowania poufności, bezpieczeństwa przetwarzania oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą.
§5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe osób, o których mowa w § 1 pkt 1, będą przetwarzane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Umowa została wykonana lub postępowanie o udzielenie Zamówienia zostało zakończone bez zawarcia umowy, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń lub inny obowiązek wymagany przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
§6. Prawa osób, których dane dotyczą
1. Osobom, o których mowa w § 1 pkt 1, przysługuje prawo do:
a. Żądania od Administratora dostępu do ich danych osobowych (zgodnie z art. 15 RODO);
b. Sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych (zgodnie z art. 16-18 RODO);
c. Żądania przenoszenia danych (zgodnie z art. 20 RODO);
d. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (zgodnie z art. 21 RODO);
e. Wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO), jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
2. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), właściwego ze względu na miejsce pobytu lub naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych (zgodnie z art. 77 RODO).
§7. Profilowanie
1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane, przez eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, wyłącznie w kontekście postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych na Platformie Zakupowej eB2B, za zgodą osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
2. Profilowanie ma na celu powiadamianie o postępowaniach otwartych w określonych branżach.
3. Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO).
§8. Informacje końcowe
1. Podanie danych osobowych jest wymogiem umownym i warunkiem koniecznym do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz zawarcia umowy. Wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania danych skutkuje koniecznością wskazania innej osoby przez przedsiębiorcę (zgodnie z art. 18 RODO).
2. Dane osobowe osób wskazanych w § 1 pkt 1 nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO (zgodnie z art. 44-49 RODO).
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Version 1.0 dated July 01,2024
Information clause of the BZK Group tendering platform
§1. General information
Pursuant to Article 13(1-2) of the Regulation (EC) No. 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) - hereinafter the “GDPR” - we inform that:
1. Controller of personal data (the “Controller”)
Controller of the personal data is BZK i Wspólnicy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością with its registered office at ul. Połczyńska 97A, 01-303 Warszawa, registered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register under the KRS number: 0001099416, having NIP 5223061461, REGON 364275947 (hereinafter: "BZK").
2. Data Protection Officer
Contact with the Controller is possible through its appointed Data Protection Officer - Mr. Łukasz Grabowski at e-mail address: rodo@bzk.pl or in writing to the Controller's registered address.
3. Joint management of Data
a) Access to personal data may also be provided to authorized representatives of BZK Group entities, between which agreement on joint management of data has been concluded, in accordance with Article 26 of the GDPR.
BZK Group - all entities over which Zbigniew Komorowski, Barbara Komorowska, Piotr Komorowski or Katarzyna Komorowska, or their descendants (collectively, the "Family Members") or a family foundation established by any of the Family Members (any of these entities individually or jointly with any other of these entities), directly or indirectly, exercise control, joint control (including jointly with third parties) or have significant influence, within the meaning of International Accounting Standards or International Financial Reporting Standards, adopted pursuant to Commission Regulation (EC) No. 1126/2008 of November 3, 2008 adopting certain international accounting standards in accordance with Regulation (EC) No. 1606/2002 of the European Parliament and of the Council.
b) The personal data referred to in paragraph 1 is also processed by eB2B Sp. z o.o. with headquarters in Warsaw, Al. KEN 51 suite U21, 02-797 Warsaw - owner of the eB2B Procurement Platform (platform.bzk.pl), through which the bid or other documents submitted by the contractor in the procurement proceedings were submitted.
§2. Purpose and legal basis of data processing
1. The personal data listed in § 1.1 is processed on the basis of Article 6(1)(b) of the GDPR for the purpose of:
a) Conducting tender procedure;
b) Awarding and concluding a contract;
c) Implementing the concluded contract.
2. Based on Article 6(1)(c) of the GDPR, personal data is processed in order to fulfill the Controller's legal obligations, such as:
a) Archiving of documentation of proceedings;
b) Keeping records of the proceedings for possible inspection by authorized bodies and entities;
c) Destruction of documentation after the expiration of the retention period.
3. Personal data of the persons referred to in § 1(1) shall be processed by BZK on the basis of Article 6(1)(f) of the GDPR only for the purpose and to the extent necessary to perform the tasks of the Controller related to the conducted tender proceedings and the execution of the concluded Contract, if such data was voluntarily provided by the contractor in the bid form submitted along with the bid in the conducted tender proceedings.
§3. Scope of personal data processing
The processed data include: name, surname, position, place of work, business phone/fax number, business e-mail address, and data identifying the contractor (name, registered office, address, REGON, NIP, PESEL, residential address, website address) - if provided by the contractor.
§4. Transfer of personal data
1. Personal data will not be transferred to third parties unless it is necessary for the performance of a contract or to fulfill legal obligations, in accordance with Article 6(1)(c) of the GDPR.
2. BZK may entrust, under Article 28 of the GDPR, the processing of personal data to entities providing services such as:
a) Secure destruction of documentation and other data carriers;
b) Preparing, sending and managing correspondence;
c) Postal or courier services.
3. Personal data may be shared only with external entities that have been previously verified by the Controller for compliance (in particular) with the provisions of the GDPR and that meet at least the same standard of information protection (including personal data) as at the Controller.
4. The Controller shall ensure that all transfers of personal data will be made on the basis of personal data processing entrustment agreements, which will contain personal data protection provisions in compliance with the GDPR, including obligations regarding confidentiality, security of processing, and realization of data subjects' rights.
§5. Data retention period
The personal data of the persons referred to in § 1(1) will be processed for a period of 5 years from the end of the calendar year in which the Contract has been executed or the procurement procedure has been completed without concluding a contract, unless a longer period of processing is necessary, e.g.: due to archiving obligations, pursuing claims or other obligation required by generally applicable law (pursuant to Article 6(1)(c) of the GDPR).
§6. Rights of data subjects
1. Persons referred to in § 1(1), shall have the right to:
a) Request the Controller to provide access to their personal data (pursuant to Article 15 of the GDPR);
b) Rectification, deletion or restriction of the processing of personal data (in accordance with Articles 16-18 of the GDPR);
c) Request data portability (pursuant to Article 20 of the GDPR);
d) Object to the processing of personal data (pursuant to Article 21 of the GDPR);
e) Withdraw consent to the processing of personal data at any time (Article 7(3) of the GDPR), if the processing is based on consent.
2. Data subjects have the right to lodge a complaint with the supervisory authority (President of the Personal Data Protection Office) with jurisdiction over the place of residence or place of violation of data protection regulations (pursuant to Article 77 of the GDPR).
§7. Profiling
1. Personal data may be processed in an automated manner, including profiling, by eB2B Sp. z o.o., based in Warsaw, solely in the context of tendering proceedings conducted on the eB2B Procurement Platform and with the consent of the data subject (Article 6(1)(a) of the GDPR).
2. Profiling is designed to notify of open proceedings in specific industries.
3. Consent may be withdrawn at any time (Article 7(3) of the GDPR).
§8. Final Information
1. Provision of personal data is a contractual requirement and a prerequisite for participation in the tendering procedure and conclusion of the contract. A request for restriction of data processing results in the need for the entrepreneur to designate another person (in accordance with Article 18 of the GDPR).
2. Personal data of persons indicated in § 1(1) will not be transferred to a third country or an international organization within the meaning of the GDPR (in accordance with Articles 44-49 of the GDPR).
